Los sistemas de información surgen aun cuando el hombre no tenia conocimientos de que los estaba utilizando para su comunicación y para el aprendizaje. Mientras recolectaba objetos sin conocer exactamente su fin, dibujaba en paredes animales, símbolos o adquiría conocimiento de los diferentes animales.

Con el cursar de la vida el hombre ha acumulado una serie inmensa de datos los cuales necesita relacionar, y poner al alcance de técnicos, ingenieros y demás especialistas que lo utilizan como fuentes de información para bases de cálculos estadísticas, o como punto de partida para diferentes análisis y proyectos.

Varios años atrás el hombre tenia estos datos en tarjetas estadistas y papeles a la deriva en el tiempo con la posibilidad de deterioro, o en diferentes medios de almacenamiento no confiable y de muy bajo nivel de gestión, puesto que realizar cualquier condensación de estos datos requería de mucho tiempo, los vínculos entre datos eran difíciles de actualizar, y en ocasiones la información ya no existía porque se encontraba deteriorada, Ya en la segunda mitad del siglo XX el hombre comienza ha desarrollar una herramienta con fines matemáticos para realizar sus operaciones a mayor velocidad la cual va más allá de las expectativas y se convierte en la mayor recolectora y procesadora de información conocida como "Computación", a partir de este momento los sistemas informativos que se resumían a Dato – Procesamiento – Información pasan a tomar un carácter mayor, formándose así un conjunto más amplio de elementos el cual se muestra en la (Fig. 1.2.)

Los sistemas de información cumplen con los aspectos mencionados en los diferentes conceptos de sistema y se puede definir como una organización compleja que relaciona todo el conjunto de métodos, de datos, de medios e instrumentos necesarios para satisfacer las necesidades de la dirección de un objeto determinado [Martínez Santana, 1998]. Otra definición muy abarcadora es ofrecida por Lucey, quién lo presenta como "un sistema para convertir datos procedentes del exterior o del interior del mismo en información y para comunicar esta en forma apropiada a los directivos de todos los niveles y de todas las funciones para facilitar la toma de decisiones efectivas y oportunas para la planeación, dirección y control de las actividades de las cuales ellos son responsables" [Lucey, 1987].

En las organizaciones conviven diferentes subsistemas (SSI) para las distintas funciones (contabilidad, medios básicos, inventarios, personal, etc.), pero para la administración se necesita una mayor disponibilidad de la información, por eso se debe crear un Banco de Datos Central o Base de Datos Centralizada.

El Banco de Datos Central recoge las informaciones de las distintas áreas, y del entorno, agrupando la información para que pueda estar a disposición de toda la organización.

El Sistema de Información (SI), se empareja con las tecnologías de la información (TI) por ser un sistema dinámico. Las TI nos sirven para construir los SI y son la herramienta básica para diseñar los SI.

El SI es un proceso de planificacióndiseño y análisis y control de los datos, que afecta a todo el núcleo de la actividad empresarial y es el encargado de coordinar los flujos y registros de la información tanto internas, como la proveniente del entorno, que son necesarias para realizar las operaciones básicas y toma de decisiones para conseguir los objetivos de la empresa. Este proceso se realiza de forma conjunta con el proceso de actividades propias de la empresa y sirve de apoyo a las decisiones de planificación, diseño, ejecución, y control que realiza.

Otra definición posible de SI sería:

"Sistema de Información (SI) es el conjunto formal de procesos de análisis, que operando sobre una colección de datos estructurados de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila elabora y distribuye, la información necesaria para realizar las operaciones básicas y la toma de decisión en la empresa, que nos sirva para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con sus estrategias. " Para realizar la recolección de los datos debemos hacerlo de forma estructurada, así como normalizar la información que entra y sale, por ello deben participar todos los órganos implicados de la empresa, para que pueda ser entendida la información que llegue al SI o la que parta de él, por todos los integrantes de la organización a los cuales va dirigida, y les pueda servir a realizar las operaciones cotidianas, tomar decisiones o como método de control. Además afecta a las funciones y estrategias del negocio, pues es un elemento de la empresa que ayuda a conseguir los objetivos, y que puede ser utilizado como ventaja competitiva frente a nuestros rivales.

En las definiciones anteriores de SI se manejan gran cantidad de elementos de los cuales se infiere la complejidad de las interrelaciones entre ellos. En muchos casos esta complejidad es acentuada por elevados volúmenes de información que deben ser manejados.

Esta dificultad ha traído consigo la necesidad de aprovechar los adelantos informáticos y tecnológicos para automatizar el funcionamiento de los Sistemas de Información y de esta manera disminuir su complejidad para los usuarios de dichos sistemas.

El sistema informativo esta comprendido por una serie de elementos que se detallarán a continuación (Fig. 1.2):

Documentos: Manuales, los impresos, u otra información descriptiva que explica el uso y/o la operación del sistema. Conjunto de datos originales que conforman el conjunto de datos.

Procedimiento: Conjunto de pasos que define el uso especifico de cada elemento del sistema o el contexto.

Bases de Datos: Es la colección de datos relacionados entre si la cual es accedida por el software y es el resultado de relacionar la información.

Personas: Individuos que son usuarios u operadores del sistema.

Hardware : Es el conjunto de dispositivos electrónicos que proporciona la capacidad de computación y los dispositivos electromecánicos encargados de extraer o suministrar la información en/de los soportes magnéticos.

Software: Es el conjunto de programas de computación encargados de suministrar la información deseada al cliente, con la coordinación y relación requerida.

La información no sólo debe ser generada, sino que también debe ser distribuida y diseminada, así como ser captada por los receptores, es decir la información debe circular por la empresa, este es el objeto del Sistema de Comunicación (SC), hacer que la información circule dentro de la empresa desde el exterior hacia la empresa y desde la empresa hacia el exterior, de la misma forma que debe circular por dentro de la empresa. La Comunicación será pues, la transferencia de la información entre dos o más miembros de la empresa, o de la empresa con el exterior y viceversa. No sólo el SC recoge la transmisión de la información, sino también el canal feedback, a través del cual se puede establecer la relación entre el emisor y el receptor del mensaje (diálogo). La comunicación constituye el vehículo y el SC el camino por donde actúa la información, para movilizar a los miembros de la organización, acercándolas más y transmitirles el sentimiento de pertenencia y participación, en el desarrollo de la empresa. La comunicación actúa como factor de motivación y movilización de los esfuerzos de los miembros de la empresa y también sirve para observar el comportamiento de las personas, conociendo sus opiniones sugerencias, recogiendo la información que ellas generan. La comunicación y el SC, pueden ser empleados como medio o instrumento para que la dirección de la empresa, transmita los mensajes oportunos de su cultura empresarial, inculcando los posibles cambios o modificando actitudes, hábitos etc. para realizar el proyecto empresarial, reafirmando la identidad de la propia empresa. El SC para transmitir la información y movilizar a los miembros de la empresa depende: La eficacia del lenguaje utilizado (claridad y concreción), que sea entendido por los receptores.

La eficacia de la red del SC, depende de los medios técnicos y del comportamiento y formación de los miembros, en la relación como receptores-transmisores de la información. La eficacia de los receptores para comprender y tratar la información. El modo de diseñar la circulación de la información y los canales feedback. Los obstáculos que surgen para poseer una buena comunicación son: Técnicos y físicos, ligados a la ausencia o imposibilidad o mala calidad del feedback o aquellos que tiene dificultades de comprensión en el lenguaje o el contenido. Psicológicos, ligados a la retención de la información por parte del emisor y/o receptor, con la intención de mantener un poder respecto del otro, creando una zona de incertidumbre (conflicto entre emisor-receptor) que puede hacer fracasar el sistema. La resistencia de los directivos, a proporcionar toda la información a sus subordinados y establecer una comunicación con ellos, limita y entorpece la comunicación. Esta resistencia se debe principalmente, a que las fuentes de información de los directivos suelen ser orales, y se almacenan en sus cabezas por esto tienen que perder tiempo para reflejar sus datos en un dossier, así pues el directivo esta condenado por su propio SI a un dilema de delegación, tener que hacer demasiado uno mismo o delegar en subordinados con información adecuada.