Tecnología para la administración corporativa:

La tecnología se puede usar para ayudar con la administración corporativa de los organismos electorales. Muchos de los programas de cómputo que están disponibles para automatizar las oficinas se pueden usar para dichos efectos.

Los procesos de la administración corporativa que se pueden beneficiar con la aplicación de la tecnología son:

·        Los procesos de planeación interna, como la planeación estratégica y operativa;

·        La administración del proyecto;

·        La administración del personal, incluyendo su reclutamiento, el mantenimiento de los registros del personal y los pagos;

·        Los sistemas de administración financiera, incluyendo los presupuestos y cálculos, el control de gastos, los reportes financieros y las funciones de auditoría;

·        La administración de los bienes y del inventario, incluyendo su obtención, los contratos, el control del inventario, el control de almacenaje/distribución y el transporte;

·        El monitoreo de los sistemas de cómputo y su administración.

Los distintos sistemas de administración corporativa se podrían vincular para que ofrezcan un sistema de administración electoral integral. Los sistemas de planeación también se pueden vincular con los sistemas de administración para garantizar que los proyectos cumplen con los planes estratégicos y operativos. Además, los sistemas para administrar los proyectos tienen un impacto en el personal, las finanzas y los materiales. A su vez, los sistemas de programación que se usan para administrar los bienes y el inventario podrían vincularse con los sistemas de administración financiera para coordinar los procesos de cálculo, presupuesto y pagos. Los sistemas mencionados también se podrían acoplar con un sistema de administración del personal para crear un sistema que cubra todos los aspectos del proceso de administración electoral.

Cuando los sistemas se vinculan de esta forma, se debería garantizar que ejecuten los procesos electorales sin problemas y que se cuente con personal debidamente contratado y preparado para desempeñar sus funciones.

Existen varios productos de programación que podrían ayudar al organismo electoral con sus procesos de planeación interna. Los programas de estructuración se pueden usar para alcanzar un nivel más elevado de planeación estratégica, contribuyendo a establecer metas, objetivos y visiones. Los programas también se pueden usar para realizar una planeación operativa más práctica, pudiendo ser más específica y detallada, e incluyendo indicadores que establezcan tareas y medidores del desempeño.

Los programas también se pueden usar para indicar tareas en los calendarios, además, permiten programarlas, establecer plazos junto con las fechas límite, emiten avisos anticipados, información sobre las reuniones, e informan al personal sobre las fechas relevantes.

Administración de proyectos

La administración de proyectos extensos, como es la conducción de una elección, resulta muy compleja porque demanda la conclusión de varias tareas y que se contrate a muchas personas. Las técnicas más populares para administrar los proyectos pueden contribuir a garantizar que se desarrollen exitosamente, como el Programa de Evaluación y Técnicas de Revisión (PETR) y el método de trayectoria crítica.

Los programas más poderosos también podrían contribuir con el proceso de administración de los proyectos. Los programas permiten que el usuario ingrese las tareas que deben realizarse, como los recursos que se necesitan, los plazos de tiempo críticos, etc. Después, el programa puede elaborar un grupo de cuadros, listas y reportes que se pueden usar para distribuir las tareas, para calcular los costos, supervisar los presupuestos, aprovechar al máximo los recursos disponibles y para garantizar que se conozcan y se cumpla con las fechas límite.

Administración del personal

La administración del personal es un proceso muy complejo que se podría computarizar. Se pueden usar programas de cómputo para automatizar las tareas rutinarias y para almacenar y conservar un registro de un amplio rango de información dentro de un sistema para administrar al personal. Algunas de las tareas que dicho sistema puede ejecutar incluyen:

·        Almacenar información sobre cada miembro del personal;

·        Almacenar descripciones sobre la posición que ocupa cada persona;

·        Almacenar las escalas de pago;

·        Ayudar con el proceso de reclutamiento, conservando listas con las personas que han solicitado el empleo e identificando a los solicitantes que cumplan con las habilidades requeridas (especialmente cuando se tiene que contratar a un gran número de personal ocasional);

·        Generar ofertas de empleo y los contratos;

·        Registrar el tiempo que el personal trabaja;

·        Calcular el pago que se le debe al personal, incluyendo salarios, horas extra, viáticos por viajes y hospedaje, estímulos, deducción de impuestos y pensiones;

·        Realizar los pagos del personal, incluyendo transferencias de fondos a sus cuentas bancarias o la producción de cheques;

·        Realizar las declaraciones sobre los pagos anuales y las deducciones por impuestos (que en algunos países se conoce como “certificados de grupo”);

·        Calcular los derechos por licencias, registrar las que se adquirieron y la cuota.

Aunque existen muchos programas que pueden desempeñar estas funciones, se debería tener cuidado para garantizar que el programa que se adopte pueda cumplir con las complejas necesidades que tienen los organismos electorales. Especialmente, los programas que el organismo electoral utilice para administrar al personal, deberían ser lo suficientemente flexibles para que puedan incluir a un gran número de personal ocasional. Dicho sistema también debería ser capaz de cumplir con cualquier requisito gubernamental como pagos, deducciones por impuestos, retiros y otro tipo de estímulos e indemnizaciones.

Sistemas de administración financiera

Los sistemas computarizados de administración financiera se pueden usar para automatizar las complejas tareas que implica controlar las finanzas del organismo electoral. Esos sistemas se pueden usar para:

·        Preparar y calcular los costos con base en los posibles ingresos, gastos, activos y pasivos;

·        Preparar y supervisar los presupuestos;

·        Monitorear y controlar los gastos;

·        Mantener un registro de las facturas y pagos, y automatizar el proceso de pago de cuentas;

·        Elaborar los reportes financieros;

·        Facilitar que se auditen los procesos financieros.

Administración de los bienes y del inventario

La administración de la gran variedad y cantidad de los materiales que requiere un organismo electoral para desempeñar sus funciones es una larga y compleja tarea que también se puede computarizar.

Los programas de cómputo se pueden usar para identificar:

·         La clase de materiales que se necesitan;

·         La cantidad de material necesario;

·         Los lugares en donde se almacena el material;

·         Los lugares en donde se necesita material;

·         Los materiales que se tienen y los que se deberían encargar.

Los programas también se pueden usar en el proceso de distribución, no solo para determinar las cantidades necesarias y los períodos de suministro, sino también para asistir en la elaboración de los contratos. Los programas se pueden utilizar para desarrollar documentos, contratos y para ayudar en el proceso de toma de decisiones. Los paneles de evaluación podrían usar programas para evaluar los méritos de los vendedores y garantizar que se evalúen equitativamente.

Los programas son especialmente útiles para controlar los inventarios. Cuando se conservan grandes cantidades de material en almacenes o bodegas, es muy importante que se elabore un registro de todos los materiales y de su ubicación. Los sistemas de cómputo pueden ejecutar esta tarea de manera más efectiva que los manuales.

También se pueden utilizar para elaborar un registro que controle la distribución y el transporte. Esto resulta especialmente importante cuando el material se distribuye a lugares dispersos geográficamente, como a centros regionales o a los sitios de votación.