Recursos Humanos como sistema en el contexto empresarial.
La Administración de Recursos Humanos como todo sistema está compuesta por subsistemas, como muestra la figura del, referido por Chiavenato (1988).
Estos pueden relacionarse como:
A este último subsistema es al que dedicaremos toda nuestra atención en el presente trabajo.
Esos subsistemas tienen carácter contingencial o situacional, es decir, varían de acuerdo con la organización y dependen de factores ambientales, organizacionales, humanos, tecnológicos, etc.
La interrelación entre estos subsistemas no significa que sigan obligatoriamente la secuencia mostrada, pero la presencia de un cambio en alguno de ellos sí afecta al resto de los subsistemas aunque no en igual dirección y magnitud.
Siempre debe existir un subsistema de control de recursos humanos para que las diversas partes de una organización pueda desempeñar su responsabilidad de línea en relación al personal. Mientras mayor sea la organización y más descentralizada sea su estructura, mayor será la necesidad de control respecto de recursos humanos.
El control es un sistema automático que mantiene un grado constante de flujo o de funcionamiento del sistema total. El mecanismo de control detecta cualquier desvío de los patrones normales y permite la debida regulación del proceso.
La esencia del control es la acción que ajusta las operaciones a los patrones predeterminados y su base es la información que los gerentes reciben.
Se hace necesario un sistema integrado de recolección procesamiento, almacenamiento y suministro de informaciones sobresalientes de los recursos humanos para que tanto las recolecciones y servicios de staff, como las decisiones de línea, sean las más adecuadas a cada situación. Se trata de la necesidad de un banco de datos y Sistemas de Información de Recursos Humanos.
El desarrollo de los Recursos Humanos es un aspecto de gran importancia en la actualidad que requiere de su estudio y análisis. Este desarrollo lleva consigo una informatización de su sistema en sí, para brindar un trabajo más cómodo y eficiente. Un ejemplo de esta informatización la encontramos en el Sistema de Información.
El Sistema de Información de Recursos Humanos (Anexo 2) ha de proveer las bases para la toma de decisiones actuales y futuras. Este Sistema es un elemento imprescindible para el proceso de acción y de los subsistemas. Ha pasado ha de ser un proceso de datos a gestionar la información.
Esta evolución se explica de la siguiente manera: El Sistema de Información es un conjunto de elementos interdependientes (subsistemas), lógicamente asociados, que ínter unidos generan informaciones necesarias para la toma de decisiones.
En el proceso de datos – información – conocimiento, intervienen los elementos, entre los que están, la información y los datos, y los elementos de soporte (hardware y software); los objetivos, que consisten en proporcionar información que facilite la toma de decisiones; y las funciones.
La estructura y funciones del sistema de Información de Recursos Humanos coinciden con la de un sistema de información en general, salvo que aquí se maneja la información preferentemente sobre la función o subsistema de los Recursos Humanos.
Un sistema de Información de Recursos Humanos, utiliza, como fuentes de datos, elementos suministrados por:
- Bancos de Datos de Recursos Humanos.
- Entrenamiento y desarrollo de personal.
- Evaluación del desempeño.
- Administrador de salarios.
- Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc.
- Estadísticas de personal.
Este sistema es la red generalmente basada en el computador que contiene uno o más sistemas operacionales, y que permite el suministro de datos sobresalientes para la toma de una decisión, y para la implantación de cambios. Los parámetros deben estar siempre listos a ser modificados y el sistema debe ser capaz de responder a cambios, para suministrar informaciones oportunas, precisas y sobresalientes a la administración. El sistema de información de recursos humanos es un sistema parcialmente abierto que engloba ciertos tipos de flujo de información importantes dentro de una organización empresarial.
Con el advenimiento de la computadora personal, el ejecutivo pasó a tener más tiempo para pensar porque el ordenador provee los datos y los procesa dando las informaciones deseadas.